Zásady ochrany osobních údajů
Informační povinnost společnosti podle zákona o ochraně osobních údajů
Identifikační údaje provozovatele:
Epic Travel s. r. o., Sokolská 62/15, 02061 Lednické Rovne, zapsaná u Okresního soudu v Trenčíně, odd. 28265/R, IČ: 47173564 (dále jen „Společnost“), vystupuje jako provozovatel půjčovny obytných vozů při zpracování osobních údajů svých zaměstnanců, klientů, zákazníků nebo obchodních partnerů (dále jen „Subjekt údajů“).
Právní základ pro zpracování osobních údajů subjektů údajů:
Při zpracování osobních údajů společnost postupuje v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb. 122/2013 Z. z. o ochraně osobních údajů a o změně a doplnění některých předpisů (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů“). Právním základem pro zpracování osobních údajů je zákon o ochraně osobních údajů, zvláštní právní předpisy a souhlas se zpracováním osobních údajů v závislosti na účelu zpracování osobních údajů.
Pokud účel zpracování osobních údajů, okruh subjektů údajů a seznam osobních údajů stanoví přímo použitelný předpis Evropské unie, mezinárodní smlouva, kterou je Slovenská republika vázána, zákon o ochraně osobních údajů nebo zvláštní zákon, je společnost oprávněna zpracovávat osobní údaje bez souhlasu subjektu údajů v souladu s § 10 zákona o ochraně osobních údajů.
Společnost zpracovává osobní údaje bez souhlasu subjektu údajů, pokud účel zpracování osobních údajů, okruh subjektů údajů a seznam osobních údajů nebo jejich rozsah stanoví přímo použitelný právně závazný předpis Evropské unie, mezinárodní smlouva, kterou je Slovenská republika vázána, nebo tento zákon. Pokud není stanoven seznam nebo rozsah osobních údajů, může společnost zpracovávat osobní údaje pouze v rozsahu a způsobem nezbytným pro dosažení stanoveného účelu zpracování, přičemž musí dodržovat základní povinnosti podle § 6 odst. 2 lit. (c) až f) a i) zákona o ochraně osobních údajů.
Společnost dále zpracovává osobní údaje bez souhlasu subjektu údajů, pokud účel zpracování osobních údajů, okruh subjektů údajů a seznam osobních údajů stanoví zvláštní zákon, a to pouze v rozsahu a způsobem stanoveným zvláštním zákonem. Zpracovávané osobní údaje lze z informačního systému poskytovat, zpřístupňovat nebo zveřejňovat pouze tehdy, stanoví-li zvláštní zákon účel poskytování, zpřístupňování nebo zveřejňování, výčet osobních údajů, které lze poskytovat, zpřístupňovat nebo zveřejňovat, jakož i třetí osoby, kterým jsou osobní údaje poskytovány, nebo okruh příjemců, kterým jsou osobní údaje zpřístupňovány, nestanoví-li zákon o ochraně osobních údajů jinak.
Společnost zpracovává osobní údaje také bez souhlasu subjektu údajů, pokud:
- (a) zpracování osobních údajů je nezbytné pro plnění smlouvy, v níž subjekt údajů vystupuje jako jedna ze smluvních stran, nebo v předsmluvních vztazích se subjektem údajů nebo při jednáních o změně smlouvy, která jsou vedena na žádost subjektu údajů,
- (b) zpracování osobních údajů je nezbytné pro ochranu života, zdraví nebo majetku subjektu údajů,
- c) předmětem zpracování je výhradně titul, jméno, příjmení a adresa subjektu údajů bez možnosti přiřazení dalších osobních údajů a jejich použití je určeno výhradně pro potřeby správce při poštovním styku se subjektem údajů a evidenci těchto údajů,
- (d) jsou zpracovávány osobní údaje, které již byly zveřejněny v souladu s právními předpisy a správce je řádně označil jako zveřejněné; osoba, která tvrdí, že zpracovává zveřejněné osobní údaje, je povinna na požádání Úřadu prokázat, že zpracovávané osobní údaje již byly zveřejněny v souladu s právními předpisy,
- (e) zpracování osobních údajů je nezbytné pro ochranu práv a oprávněných zájmů správce nebo třetí strany, s výjimkou případů, kdy před takovým zpracováním osobních údajů mají přednost základní práva a svobody subjektu údajů, které podléhají ochraně podle tohoto zákona.
Pokud s ohledem na účel zpracování osobních údajů stanovený přímo použitelným právně závazným předpisem Evropské unie, mezinárodní smlouvou, kterou je Slovenská republika vázána, zákonem o ochraně osobních údajů a zvláštním zákonem nelze předem konkrétně určit jednotlivé zpracovávané osobní údaje, lze výčet osobních údajů nahradit okruhem osobních údajů.
Společnost je povinna dodržovat § 6 odst. 2 lit. (d) zákona o ochraně osobních údajů, s výjimkou těch správců, kteří zpracovávají osobní údaje pro účely soudního řízení a v souvislosti s ním.
Pokud se na zpracování osobních údajů nevztahuje § 10 zákona o ochraně osobních údajů, je společnost jako správce oprávněna zpracovávat osobní údaje pouze se souhlasem subjektu údajů.
Společnost získává souhlas subjektu údajů bez nátlaku nebo donucení, jakož i bez podmínění hrozbou odmítnutí smluvního vztahu, poskytovaných služeb nebo povinností vyplývajících pro správce z právně závazných aktů Evropské unie, mezinárodní smlouvy, kterou je Slovenská republika vázána, nebo zákona.
V případě odmítnutí poskytnutí osobních údajů společnosti pro účely nezbytné pro poskytování služeb nebo plnění zákonných povinností je společnost oprávněna upozornit subjekt údajů na možné důsledky neposkytnutí osobních údajů.
Subjekty údajů souhlasí s tím, aby společnost pověřila zpracováním osobních údajů zprostředkovatele, který zpracovává osobní údaje jménem společnosti. Po skončení účelu zpracování osobních údajů společnost zlikviduje zákonně získané osobní údaje subjektů údajů ve lhůtě stanovené platnými právními předpisy a v souladu s vnitřními předpisy společnosti.
Účel zpracování osobních údajů subjektů údajů:
Společnost respektuje vaše soukromí a vámi poskytnuté osobní údaje považuje za důvěrné.
Společnost potřebuje znát určité osobní údaje subjektů údajů pro kvalitní poskytování svých služeb a potřebuje je poskytnout dalším příjemcům, aby mohla plnit své zákonné povinnosti a poskytovat co nejkvalitnější služby.
Společnost zpracovává poskytnuté osobní údaje k několika účelům.
Jednak nakládá s osobními údaji uchazečů o zaměstnání a s osobními údaji svých zaměstnanců pro účely personální a mzdové agendy a souvisejících právních povinností vyplývajících ze zvláštních právních předpisů.
Společnost rovněž zpracovává osobní údaje svých klientů, zákazníků a obchodních partnerů za účelem zajištění své obchodní činnosti s ohledem na zájmy svých klientů, zákazníků a obchodních partnerů.
Ke zpracování osobních údajů pro jiné účely ve společnosti nedochází, což znamená, že společnost shromažďuje, uchovává a zpracovává pouze ty osobní údaje subjektů údajů, které potřebuje k plnění svých služeb. Poskytnuté osobní údaje jsou přísně chráněny před zneužitím neoprávněnými třetími osobami prostředky, které jsou zdokumentovány v přijatém bezpečnostním projektu a bezpečnostní směrnici v souladu s § 19 zákona o ochraně osobních údajů.
Za dohled nad ochranou osobních údajů zpracovávaných podle zákona o ochraně osobních údajů odpovídá společnost, která písemně pověřila dohledem nad dodržováním právních předpisů při zpracování osobních údajů odpovědnou osobu registrovanou u Úřadu pro ochranu osobních údajů Slovenské republiky.
Při zpracování osobních údajů subjektů údajů společnost dodržuje základní povinnosti správce vyplývající z § 6 zákona o ochraně osobních údajů, mezi které patří následující povinnosti.
Společnost vždy používá poskytnuté osobní údaje pro předem stanovený účel zpracování, který je jasný, jednoznačný a konkrétní, v souladu s Ústavou Slovenské republiky, ústavními zákony, zákony a mezinárodními smlouvami, kterými je Slovenská republika vázána.
Společnost vždy definuje podmínky zpracování osobních údajů tak, aby neomezovala práva subjektu údajů stanovená zákonem.
Společnost shromažďuje pouze takové osobní údaje subjektů údajů, které svým rozsahem a obsahem odpovídají účelu zpracování a jsou nezbytné pro jeho dosažení.
Společnost dbá na to, aby osobní údaje subjektů údajů byly zpracovávány pouze způsobem, který je v souladu s účelem, pro který byly dříve shromážděny.
Společnost jako správce je povinna zpracovávat pouze správné, úplné a případně aktualizované osobní údaje s ohledem na účel zpracování. Nesprávné a neúplné osobní údaje správce zablokuje a bez zbytečného odkladu je opraví nebo doplní; pokud je nelze opravit nebo doplnit tak, aby byly správné, společnost osobní údaje zřetelně označí a bez zbytečného odkladu je zlikviduje.
Společnost zajistí, aby osobní údaje subjektů údajů byly zpracovávány ve formě, která umožňuje identifikaci jednotlivých subjektů údajů po dobu ne delší, než je nezbytné k dosažení účelu zpracování.
Společnost zlikviduje předepsaným způsobem ty osobní údaje, jejichž účel zpracování skončil. Po skončení stanoveného účelu je společnost oprávněna zpracovávat osobní údaje v rozsahu nezbytném pro výzkumné nebo statistické účely v anonymizované podobě. Takto zpracovávané osobní údaje nesmí správce použít na podporu opatření nebo rozhodnutí přijatých proti subjektu údajů, která by omezovala jeho základní práva a svobody.
Zprostředkovatelé:
Společnost neposkytuje vaše osobní údaje třetím osobám v rozporu se zákonem o ochraně osobních údajů a za účelem jejich shromažďování v rozporu s vašimi zájmy nebo pokyny a poskytuje je třetí osobě pouze v rámci výše uvedeného účelu.
Společnost při své podnikatelské činnosti spolupracuje s několika zprostředkovateli, jejichž cílem je poskytovat kvalitní služby, a tyto subjekty zpracovávají osobní údaje subjektů údajů v rámci plnění svých smluvních činností pro společnost.
Společnost čestně prohlašuje, že při výběru jednotlivých zpracovatelů dbala na jejich odbornou, technickou, organizační a personální způsobilost a na jejich schopnost zaručit bezpečnost zpracovávaných osobních údajů prostřednictvím bezpečnostních opatření přijatých v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů.
Společnost zároveň při výběru vhodného zprostředkovatele postupovala tak, aby neohrozila práva a oprávněné zájmy subjektů údajů.
Společnost jako správce uzavřela se zpracovateli písemné smlouvy ve smyslu § 8 zákona o ochraně osobních údajů, aby zajistila ochranu osobních údajů zpracovávaných zpracovateli, které pověřila zpracováním osobních údajů subjektů údajů, a to pouze v rozsahu, za podmínek a k účelu sjednanému ve smlouvě a způsobem stanoveným zákonem o ochraně osobních údajů.
Rozsah a seznam zpracovávaných osobních údajů:
Společnost zpracovává osobní údaje subjektů údajů ve svých informačních systémech v rozsahu nezbytném pro dosažení stanoveného účelu. Jedná se o rozsah osobních údajů stanovený zvláštními právními předpisy nebo v rozsahu souhlasu subjektu údajů se zpracováním jeho osobních údajů.
Společnost zpracovává pouze ty osobní údaje, které jí byly subjektem údajů poskytnuty dobrovolně a v nezbytném rozsahu. Poskytnutí osobních údajů společnosti nad rámec zvláštních zákonů je dobrovolné.
Podmínky a způsob zpracování osobních údajů subjektů údajů:
Společnost zpracovává osobní údaje subjektů údajů ve svých informačních systémech automatizovanými i neautomatizovanými prostředky zpracování.
Společnost zpracovávané osobní údaje nezveřejňuje, s výjimkou případů, kdy to vyžaduje zvláštní právní předpis nebo rozhodnutí soudu či jiného orgánu veřejné moci.
Společnost nezpracovává vaše osobní údaje bez vašeho výslovného souhlasu nebo jiného zákonného právního základu za jiným účelem nebo ve větším rozsahu, než je uvedeno v těchto informacích a registračních listech jednotlivých informačních systémů správce.
Práva subjektu údajů související se zpracováním jeho osobních údajů:
Subjekt údajů má právo na základě písemné žádosti společnosti požádat o:
- (a) potvrzení o tom, zda jsou či nejsou zpracovávány jeho osobní údaje,
- (b) v obecně srozumitelné formě informace o zpracování osobních údajů v informačním systému v rozsahu podle § 15 odst. 1 lit. (a) až e) druhého až šestého bodu zákona o ochraně osobních údajů; při vydání rozhodnutí podle čl. 5 zákona o ochraně osobních údajů má subjekt údajů právo být informován o zpracování a vyhodnocení operací,
- (c) v obecně srozumitelné formě přesné informace o zdroji, z něhož získal své osobní údaje ke zpracování,
- (d) v obecně srozumitelné formě seznam svých osobních údajů, které jsou předmětem zpracování,
- (e) na opravu nebo likvidaci svých nesprávných, neúplných nebo neaktuálních osobních údajů, které jsou předmětem zpracování,
- (f) likvidaci svých osobních údajů, jejichž účel zpracování již pominul; pokud jsou předmětem zpracování úřední dokumenty obsahující osobní údaje, může požádat o jejich vrácení,
- (g) likvidaci svých osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, pokud došlo k porušení právních předpisů,
- (h) zablokování jeho osobních údajů z důvodu odvolání souhlasu před uplynutím doby jeho platnosti, pokud společnost zpracovává osobní údaje na základě souhlasu subjektu údajů.
Výše uvedená práva subjektu údajů podle bodu (e) a (f) lze omezit pouze tehdy, pokud takové omezení vyplývá ze zvláštního zákona nebo pokud by jeho uplatněním byla porušena ochrana subjektu údajů nebo by byla porušena práva a svobody jiných osob.
Podle § 28 odst. 3 zákona o ochraně osobních údajů má subjekt údajů právo vznést námitku proti:
- (a) zpracování svých osobních údajů, o nichž se domnívá, že jsou nebo budou zpracovávány pro účely přímého marketingu bez jeho souhlasu, a požadovat jejich likvidaci,
- (b) použití osobních údajů uvedených v § 10 odst. 3 lit. (d) zákona o ochraně osobních údajů pro účely přímého marketingu v poštovním odvětví, nebo
- (c) poskytnutí osobních údajů uvedených v § 10 odst. 3 lit. (d) zákona o ochraně osobních údajů pro účely přímého marketingu.
Podle § 28 odst. 4 zákona o ochraně osobních údajů má subjekt údajů právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování osobních údajů v případech podle § 10 odst. 3 lit. a), e), (f) nebo (g) zákona o ochraně osobních údajů uvedením oprávněných důvodů nebo předložením důkazů o neoprávněném zásahu do jeho práv a oprávněných zájmů, které jsou nebo mohou být v konkrétním případě takovým zpracováním osobních údajů poškozeny; nebrání-li tomu oprávněné důvody a prokáže-li se oprávněnost námitky subjektu údajů, je společnost povinna osobní údaje, proti jejichž zpracování subjekt údajů vznesl námitku, bez zbytečného odkladu blokovat a vymazat, jakmile to okolnosti dovolí.
Podle § 28 odst. 5 zákona o ochraně osobních údajů má subjekt údajů právo kdykoli na základě písemné žádosti adresované společnosti nebo osobně, pokud věc nesnese odkladu, vznést námitku a nepodrobit se rozhodnutí společnosti, které by pro něj mělo právní účinky nebo významný dopad, pokud je takové rozhodnutí učiněno výhradně na základě automatizovaného zpracování jeho osobních údajů. Subjekt údajů má dále právo požádat společnost o přezkoumání rozhodnutí vydaného jiným způsobem než automatizovaným zpracováním, přičemž společnost je povinna žádosti subjektu údajů vyhovět, přičemž rozhodující roli při přezkoumání rozhodnutí hraje pověřená osoba; o způsobu přezkoumání a výsledku zjištění informuje správce subjekt údajů ve lhůtě uvedené v § 29 odst. 1 písm. a) zákona. 3 zákona o ochraně osobních údajů. Subjekt údajů nemá toto právo pouze tehdy, pokud tak stanoví zvláštní zákon, který stanoví opatření na ochranu oprávněných zájmů subjektu údajů, nebo pokud správce v rámci předsmluvního vztahu nebo v průběhu existence smluvního vztahu vydal rozhodnutí, kterým vyhověl žádosti subjektu údajů, nebo pokud správce přijal jiná vhodná opatření na základě smlouvy na ochranu oprávněných zájmů subjektu údajů.
Pokud subjekt údajů uplatní své právo:
- (a) písemně a z obsahu jeho žádosti vyplývá, že uplatňuje právo, považuje se žádost za podanou podle zákona o ochraně osobních údajů; žádost podanou e-mailem nebo faxem doručí subjekt údajů písemně nejpozději do tří dnů ode dne jejího odeslání,
- b) osobně ústně formou zápisu, z něhož musí být zřejmé, kdo právo uplatnil, čeho se domáhá a kdy a kdo zápis sepsal, jeho podpis a podpis dotčené osoby; kopii zápisu je společnost povinna předat dotčené osobě,
- (c) v případě zprostředkovatele uvedeného v písmenu a) (a) nebo písmena (b), je povinen předat žádost nebo zápis společnosti bez zbytečného odkladu.
Pokud má subjekt údajů podezření, že jsou jeho osobní údaje zpracovávány protiprávně, může podat návrh na zahájení řízení o ochraně osobních údajů Úřadu pro ochranu osobních údajů Slovenské republiky, který sídlí na adrese Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, Slovenská republika, nebo se na něj obrátit prostřednictvím jeho internetových stránek http://www.dataprotection.gov.sk.
Pokud subjekt údajů není plně způsobilý k právním úkonům, může jeho práva vykonávat zákonný zástupce.
Pokud dotyčná osoba zemřela, může její práva podle tohoto zákona vykonávat osoba jí blízká.
Žádost subjektu údajů podle § 28 odst. 1 lit. (a) až c), e) až h) a odst. 3 až 5 zákona o ochraně osobních údajů zpracovává společnost bezplatně.
Žádost subjektu údajů podle § 28 odst. 1 lit. (d) zákona o ochraně osobních údajů vyřizuje společnost bezplatně, s výjimkou úhrady ve výši, která nesmí přesáhnout výši přiměřených materiálních nákladů spojených s pořízením kopií, opatřením technických nosičů a odesláním informací subjektu údajů, pokud zvláštní zákon nestanoví jinak.
Společnost je povinna písemně vyřídit žádost subjektu údajů podle § 28 odst. 1 a 2 zákona o ochraně osobních údajů nejpozději do 30 dnů ode dne obdržení žádosti.
Omezení práv subjektu údajů podle § 28 odst. 2 zákona o ochraně osobních údajů společnost bez zbytečného odkladu písemně informuje subjekt údajů a Úřad pro ochranu osobních údajů Slovenské republiky.
Společnost vás tímto jako subjekt údajů informovala o ochraně vašich osobních údajů a poučila vás o vašich právech v souvislosti s ochranou osobních údajů v rámci této písemné informační povinnosti.
V Lednickém Rovném, dne 03.02.2024
Epické cestování s. r. o.